Ce que personne ne vous a jamais dit sur votre boite mail

Courrier électronique, courriel, mail, e-mail, beaucoup de mots pour désigner ce que maintenant tout le monde utilise au quotidien : les e-mails

Sans les e-mails, notre vie électronique ne serait pas ce qu'elle est aujourd'hui. Indispensable dans notre ère de communication numérique, les e-mails nous permettent non seulement de communiquer rapidement entre plusieurs personnes, l'envoi de documents, de photos ou de vidéos, mais ils permettent également de nous connecter à différents sites web, de réaliser des achats en ligne, des tâches administratives, de payer ses impôts 💰 ... 

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Pour la petite histoire, c'est en 1965 en pleine guerre froide que le premier message électronique fut émit entre le Q32, nom donné au premier ordinateur américain de chez IBM avec le CTSS, son homologue britannique issu du MIT.

En 1971 son créateur proposa le @ (on dit at en anglais) pour séparer le nom d'utilisateur de celui de la machine et c'est ainsi que fut créée la première adresse électronique au format que nous connaissons encore aujourd'hui.

Les mails, comment ça marche en vrai ?

Pour pouvoir émettre ou recevoir un mail vous devez disposez d'une adresse électronique généralement composée de votre nom.prenom suivi du nom de votre client de messagerie (ou fournisseur d'accès) par exemple :  @free.fr @orange.fr @gmail.com

Dans un premier temps vous devez donc créer votre adresse électronique via un fournisseur d'accès. 

Aujourd'hui, la majorité des fournisseurs propose des adresses mails gratuitement.

 

 L'omniprésence de Google fait que nous retrouvons de + en + d'adresses type @gmail.com mais vous pouvez tout aussi bien choisir celui de votre fournisseur d'accès internet orange, free, SFR ou Bouygues 

La création d'une adresse électronique est très simple, un petit questionnaire à valider et vous serez en possession du précieux sésame.

 

Maintenant pour vous y connecter vous avez 2 possibilités:

Soit en vous rendant sur la page web de votre fournisseur, c'est ce qu'on appel le service webmail.

 

Soit en configurant un logiciel qui se connectera de manière continue à votre boite mail et vous alertera à la réception d'un nouveau message. C'est ce que nous retrouvons dans la plupart de nos smartphones. Dans les 2 cas vous aurez une vue générale sur votre boite de messagerie. avec une section consacrée à la rédaction et une autre consacrée à la réception et autres dossiers

Comment rédiger un bon mail ?

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Que vous soyez débutant ou confirmé, la rédaction d'email répond à certains codes qu’il est bon d’avoir en tête.

Vous n’êtes pas limité en nombre de caractères 


Mais il est toujours préférable d’être synthétique, pour garder l’attention de votre lecteur et pour une meilleure compréhension de votre message tel que vous le feriez lors de la rédaction d’une lettre manuscrite.

L’adresse mail sert d’en-tête 


Alors oui, vous n’avez pas besoin de vous présenter à chaque fois si vous rédiger un mail dont le destinataire de celui ci fait déjà parti dans votre carnet d’adresses 📇 . 

En revanche, si vous écrivez pour la première fois à un nouveau destinataire qui ne connaît pas votre adresse il sera toujours préférable d’introduire votre message par une brève présentation de vous-même. 

Soyez cordiale 


Savez-vous qu’écrire en majuscule était similaire à crier voir hurler en langage internet ?
Les majuscules, ce n’est que pour le début de phrase, il sera préférable de mettre en gras ou de surligner la partie de votre texte que vous souhaitez mettre en relief plutôt que de l’écrire en majuscule. C’est de la courtoisie rédactionnelle 😊

N’oubliez pas la formule de politesse de fin et la signature 


Comme un courrier, vous devrez toujours terminer votre message par une formule de politesse, restez bienveillant sans être trop pompeux non plus. Les mails professionnels se termine généralement par la formule: cordialement que vous pouvez voir abréger en Cdt

Configurez votre signature, elle permettra à chaque envoi de mail d’écrire toujours la même phrase en bas de page. Vous pouvez y intégré des images , des liens ou même un numéro de téléphone. C’est un peu comme votre carte de visite elle doit refléter votre identité. Si il s’agit d’un mail personnel votre prénom pourra suffire, mais si il s’agit d’un mail professionnel il vous faudra intégrer le logo de votre entreprise.

 

 

CC, CCi copie conforme ou copie cachée

 

Lors de la rédaction de l'adresse de votre destinataire, vous avez la possibilité de remplir 2 champs supplémentaire intitulé respectivement CC et Cci, qui correspondent respectivement à copie conforme et copie conforme invisible (ou copie cachée)

En d'autres termes vous pouvez donc ajouter des destinataires à votre mail en affichant leurs adresses ou bien remplir le Cci et personne ne saura que vous avez envoyé cet email à plusieurs personnes. Pratique très courante lors de campagne d'mailing.

Lexique et bonnes pratiques

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Pour vous aider à y voir plus clair voici un petit lexique du vocabulaire que vous rencontrerez lors de la prise en main de votre boîte mail :
adresse mail : c’est votre identité sur internet 
messagerie électronique : c’est l’ensemble du système vous permettant de vous connecter à votre boîte mail
pourriel / spam : il s’agit de courrier électronique qui vous est adressé dans le but de vous faire acheter quelque chose ou de vous soutirer des informations. Pour les éviter, cherchez les liens en bas de page pour vous de s’inscrire des newsletters trop insistantes et vider régulièrement le dossier spam de votre boîte mail
serveur de messagerie : directement lié à votre fournisseur d’accès, il s’agit là d’installation comprenant de multitude de disque dur qui vous permettent à distance de consulter les informations que contiennent vos mails. C’est même la bas du fonctionnement d’internet (a lire dans mon prochain article)
serveur pop ou imap : il s’agit là d’ un protocole de réception dont les identifiants et mot de passe vous seront demandés lors de la configuration d’un logiciel servant à réceptionner vos mails ( comme Outlook par exemple) 
Bon à savoir si vous configurer votre boîte de messagerie en protocole IMAP, le logiciel effacera définitivement les informations du serveur. En revanche avec le protocole pop, le logiciel se contentera de télécharger les informations sur depuis le serveur de messagerie. Ce qui vous permet de retrouver facilement un mail effacer par erreur. 
serveur SMTP : on parle ici du protocole d'envoi comme pour l’imap/ pop on vous demandera un identifiant et un mot de passe 
Si vous avez un problème de configuration IMAP / POP SMTP je vous recommande de vous rendre sur la page de votre fournisseur d'accès, de cliquer sur l'onglet consacrer aux mails, à votre compte, et de regarder ce qui ne va pas. Si votre fournisseur a par exemple subit une attaque, il peut alors demander à tous ses utilisateurs de changer leurs mots de passe sans quoi leur boite de messagerie sera inaccessible. Cette manipulation vous ne pourrez la faire que via l'adresse web de votre fournisseur d'accès.

Impact environnemental et derniers conseils

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L’envoi d’un message électronique est désormais simplifié, et il est vrai qu’en nous inscrivant sur des multiples plateformes, celle-ci revendent les fichiers clients et nous voilà assaillis de publicités diverses et variées et souvent de plus en plus ciblées.
Mon conseil est d’être toujours vigilant quand à la provenance de vos mails... veillez à avoir à faire à un correspondant connu en regardant ce qui se termine après le @. 
Si le nom de domaine correspond bien à un site internet connu cela veut dire que votre destinataire est sérieux en revanche si le nom de domaine ne correspond à rien, surtout ne l’ouvrez pas et mettez-le directement à la poubelle. Il peut s’agir d’un logiciel malveillant ou pire un virus🦠.

Méfiez vous des e-mails mal rédigés, 


Les administrations et les entreprises font attention à leurs images et ne permettraient pas une seule faute d’orthographe dans la rédaction de leurs communications. Si un mail se faisant passer pour une administration vous invite dans un français approximatif à donner vos éléments de RIB : supprimez-le !

Désinscrivez vous des newsletters
 

Si vous recevez régulièrement de la pub sur votre boîte mail c’est qu’il s’agit probablement d’une newsletter, pour vous y désinscrire cherchez le lien de description en bas de page et vous ne serez plus dérangé. Si vous ne le trouvez pas déplacer le message vers le dossier spam. Votre boite aux lettres renverra alors les courriers provenant de cette source automatiquement vers le dossier spam.

Les mails ont un impact sur l’environnement. 
 
Comment ? Et bien si vous n’effacez pas vos mails du serveur, ceux ci resteront stockés dans le serveur de messagerie. Ce sont des disques durs qui stockent vos informations et ceux de vos mails. Un e-mail stocké génère selon l' ADEME 19g de CO2 par an.
 
Je vous renvoi vers cet article qui est édifiant ( Conso-blog).
Pour que les serveurs puissent tourner il faut de l’énergie pour garder les disque dur en veille et pour faire tourner des climatiseurs qui les refroidissent. Une belle dépense d’énergie pour juste quelques mails qui ne vous servent à rien...
Vous l'aurez donc compris supprimez vos mails est un geste Eco citoyen. Pour effacer rapidement vos mails taper dans la barre de recherche le nom d'un destinataire qui vous pourrit la vie (laredoute.fr par ex.) 
Votre boite de réception filtrera l'ensemble des mails envoyé par ce destinataire et vous permettra de tous les effacer d'un coup. Et voilà une boite de réception plus clean pour une planète plus propre !
 
J’espère que cet article vous aura éclairé sur l’usage de votre boîte mail et vous aura apporté quelques conseils simples.
N’hésitez pas à me laisser un commentaire en bas de page ou me contacter directement via le chat pour tout besoin d’assistance informatique.
 

 

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Commentaires: 1
  • #1

    Erika (jeudi, 29 octobre 2020 10:12)

    On ne sent vraiment pas compte de toutes ces choses en envoyant un seul mail !! Merci pour cet article fort instructif !