Comment ranger (enfin) ses papiers pour gagner du temps

Soyons honnête cet article s'adresse à tout le monde...

Les papiers restent même à notre ère du tout numérique, la meilleure façon d'archiver nos documents. Que ce soit pour + tard le calcul de la retraite ou bien lorsqu'on est télétravail, savoir classer ce qui est important, ne pas mélanger ses papiers avec ceux de la maison.

 

Le classement des papiers peut être une plaie mais nous allons voir ensemble comment remédier à cette montagne de papiers qui se cache au fond de votre placard... et tacher de vous donner les clefs pour une bonne organisation, pour un bureau bien ranger et des papiers en ordre.

Organiser = organizer

ça paraît logique dit comme ça mais, avant de dégraisser le mammouth comme on dit, il faudra d'abord vous équiper...

 

La broyeuse de documents sera votre meilleure alliée pour cette mission... Cet outil est aussi précieuse dans un bureau comme à la maison, car comme chacun le sait ou peut être pas, on peut usurper l'identité de quelqu'un rien qu'en fouillant dans ses papiers. 

Et comme vous allez faire un bon tri dans vos papiers, je vous conseille de vous orienter du coté des magasins à destination des professionnel comme top office ou office dépôt. Ce sera du matériel de qualité, qui vous permettra de broyer plusieurs feuillets d'un coup (avec même les agrafes... Vous pourrez ensuite vous débarrasser de vos papiers ainsi broyer directement dans votre composteur ou même en paillis pour vos plantes, vous ferez un geste écologique par la même occasion.

 

Les caissons en acier d'archives sont une bonne idées, économique, environ 10€, ils vous permettent de les empiler une fois plein, résistent au feu (dans une certaine mesure bien sur...) . Généralement fourni avec des intercalaires, ils sont très pratiquent et permettent de ranger vos documents dans des dossiers en suspension, qui lorsqu'on recherche un documents précis s'avèrent très efficaces...

 

Au quotidien je recommande l'usage de classeur à levier, dans lequel vous ranger votre courrier, vos factures, photocopies de documents d'identités (pour n'avoir toujours à porter de mains) et Relevés d'identités bancaires.

Chaque jour où vous recevez du courrier, vous les classer directement dans vos classeurs. Ainsi rien ne traine, et une fois par an , vous rassemblez vos papiers dans vos classeurs en acier. Vous videz ainsi vos classeurs pour l'année suivante et vous recommencez.

Mais quels papiers conserver et combien de temps ?

J'imagine que c'est la question qui vous brule les lèvres... C'est bien gentil de ranger les papiers qui arrivent, de prendre de bonnes résolutions pour ceux qui viendront. Mais concrètement je fais quoi de la pile de papiers qui n'en finit pas, ce mélange informe de prospectus et d'enveloppes vides ?

 

Si vous ne savez pas non plus combien de temps vous devez les conserver, alors je vous ai préparé une check-list à imprimer qui regroupe par catégorie l'ensemble des papiers à conserver ainsi que leurs durée minimale. Bien sur vous pouvez retrouver également ses informations sur le site officiel du gouvernement.

 

1, 2, 3 .... triez !

Maintenant que vous savez quels papiers ont à conserver, vous l'aurez compris le reste sera... à jeter, à broyer, à détruire, choisissez la méthode qui vous convient le mieux... l'idéal est la broyeuse (votre fidèle amie je vous l'avez dit)

 

Si vous faites fasse à une immense pile après votre tri, détruisez les petit à petit... ça évitera à votre broyeuse de chauffer de manière effrayante...

 

Oui mais la pub ?

 

Prospectus, lettres anonymes, du moment où il n'y a ni votre nom ni votre adresse vous pouvez le mettre dans votre bac à recycler. Si en revanche il s'agit de lettre promotionnelle nominative, vous devrez les broyer. 

 

Pour les bon de réductions que vous ne savez pas ranger, je vous conseille de les mettre dans des pochettes plastiques, dans vos classeurs des papiers de l'année. Ainsi vous les aurez toujours à portée de main, et lors du tri de fin d'année jeter ceux qui ne sont plus bons.

 

Comment gagner en efficacité et donc en temps ?

Une fois libéré de ce poids que représente les papiers, vous saurez ainsi comment les retrouver facilement dans vos classeurs en acier. Soyez logique nommé vos intercalaires de la même manière dans les classeurs à levier que ceux en acier. Vous rangerez ainsi plus facilement vos documents en fin d'année. Réservez également un espace pour vos cartes de voeux et autres lettres que vous ne souhaitez pas détruire ainsi qu'un autre pour les modes d'emploi et autres notices de montages. ça permet de savoir ou se trouve les garanties de vos appareils ménagers ou professionnels.

 

Et vous ? avez vous profiter de ce confinement pour vous attaquer à vos papiers ? Avez vous une méthode efficace pour les ranger ? Partagez votre expérience, j'attends vos commentaires.

 

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